VILLE / RÉGION : Ottawa – Sudbury
TYPE DE POSTE : Temps plein (35h/semaine)
DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
DURÉE : Indéterminée
SOMMAIRE DU POSTE
Relevant du gestionnaire du programme ProAction, le ou la titulaire du poste est responsable de
fournir un soutien opérationnel à l’équipe fonctionnelle qui appuie et accompagne une clientèle
de nouveaux arrivants ou nouvelles arrivantes francophones qualifiés dans leur recherche
d’emploi dans leur domaine d’expertise, et ce, dans les régions assignées sur le territoire ontarien
désigné.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Assurer le maintien des dossiers et des autres banques d’information dans le système interne lié au programme pancanadien;
Utiliser des systèmes automatisés internes de soutien pour entrer les données;
Effectuer des opérations (calculs, vérifications, entrée et extraction de données, contrôle de l’intégrité des données);
Préparer les rapports prescrits;
Répondre aux demandes de la clientèle transmise par téléphone, par courriel ou par écrit concernant de l’information liée aux activités de mentorat;
Rassembler et/ou rédiger la documentation administrative devant être utilisée par l’équipe
Compiler les renseignements des employeurs dans la base de données Mentorat et faire des analyses préliminaires;
Traiter les communications reçues et envoyées;
Tenir à jour les calendriers;
Prendre des dispositions pour les déplacements et accueillir les visiteurs et visiteuses;
Gérer les réunions internes et externes, notamment les invitations, les ordres du jour, la distribution de documents, la rédaction des procès-verbaux, la préparation du lieu de la réunion, les besoins de services de traiteur et le soutien pour la téléconférence;
Concevoir et produire, avec l’aide des autres membres du personnel, des bulletins, des brochures et des feuilles de renseignements à distribuer;
Tenir à jour du répertoire des parties prenantes du programme (autorités gouvernementales, départements ministériels, secteur privé, et les services en relation avec le programme);
Gérer le calendrier des réunions et des événements dans le cadre de l'exécution du programme;
Organiser et participer aux réunions de suivi du programme et rédaction de compte-rendu;
Appuyer les coordonnateurs et coordonnatrices de projet pour la préparation, l’envoi et la réception des correspondances relatives aux activités du projet;
Toutes autres tâches connexes, liées au champ d’intervention du poste, qui lui seraient confiées par son superviseur immédiat ou sa superviseure immédiate.
Afficher les postes, examiner les curriculum vitae;
Mener des entretiens par téléphone et en personne;
Planifier les entretiens avec les responsables du recrutement;
Vérifier les antécédents, préparer les dossiers des employés et employées;
Coordonner les programmes de formation pour les nouveaux employés ou nouvelles employées et aider à l'intégration
Collaborer avec les responsables du recrutement pour définir les critères de qualification des futurs employés ou futures employées;
Présélectionner les CV et les formulaires de candidature entrants;
Effectuer des présélections téléphoniques afin de créer des listes restreintes de personnes qualifiées;
Faire passer des entretiens en personne aux candidats ou candidates pour un large éventail de fonctions;
Assurer le suivi des candidats et candidates tout au long du processus d'embauche;
Maintenir une base de données de candidats potentiels ou candidates potentielles pour de futurs postes à pourvoir (CRM).
AIGUILLAGE ET APPUI À LA CLIENTÈLE
Identifier, avec les clients et clientes, les besoins liés à leur recherche d’emploi;
Développer un diagnostic professionnel, une évaluation du contexte de recherche d’emploi de chaque client ou cliente incluant l’environnement de carrière souhaité;
Codévelopper et mettre en œuvre un plan d'action pour chacun des clients ou chacune des clientes rencontrés;
Accompagner la clientèle dans la recherche d’emploi en tant que telle;
Identifier les ressources et le soutien les plus appropriés, pour chacun des clients ou clientes, lors de situations délicates et/ou de crise; peut être appelé à diriger le client ou la clientèle vers d’autres services.
Aiguiller et reférer les clientèles ne répondant pas aux paramètres du programme.
DÉVELOPPER ET CONSEILLER LES EMPLOYEURS
Identifierez les besoins en recrutement des partenaires.
Effectuer une veille liée au monde des affaires, soit les secteurs et entreprises qui favorisent la création d’emplois dans les régions assignées.
Participer à l’organisation et à la promotion d’activités auprès d’employeurs potentiels.
Faire de la prospection de marchés, et effectuer le développement de partenariats employeurs. Développer et entretenir un vaste réseau de contacts et d’employeurs potentiels.
Développe et présente à des employeurs des sessions d’information sur différents sujets liés au marché du travail.
CRÉER, FORMER ET ORGANISER DES FORMATIONS
Créer et offrir à la clientèle les diverses formations liées à l’employabilité, la diversité ou au domaine des RH (recrutement, rétention), incluant les inscriptions, la logistique, et les évaluations.
Demeure à l’affût et partage avec l’équipe des ressources documentaires pertinentes favorisant le travail des conseillers ou conseillères avec les clientèles cibles.
Propose et anime des formations spécifiques aux domaines requis pour le programme
GESTION ADMINISTRATIVE DE LA CLIENTÈLE
Inscrire les clients et clientes dans les bases de données spécifiques et faire remplir les formulaires selon les modalités opérationnelles du programme
Rédiger des notes évolutives dans chaque dossier des clients ou clientes suivis
Compiler mensuellement et remettre au personnel approprié tous les rapports, les suivis, les interventions, les statistiques et les résultats des interventions de chaque client ou cliente selon les modalités du programme
Soutenir la mise en place de processus d’organisation des formations, planification des cohortes, des inscriptions, des suivis liés aux différentes cohortes de formations en ligne
Assurer la compilation des données
Assister dans l’organisation des activités de réseautage en ligne
Soutenir les fonctions administratives liées au projet
EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Diplôme d’études universitaires du premier cycle en administration, sciences économiques, affaires internationales ou toute formation en ressources humaines
Minimum de deux ans d’expérience en recrutement et ressources humaines
Très bon entregent et faire preuve d’empathie
Excellentes aptitudes en communication en français et en anglais à l’écrite et à l’orale
Capacité de travailler aussi bien en équipe et de façon autonome
Sens de l’initiative et bonne gestion du temps
CONNAISSANCES DIVERSIFIÉES
Bonne connaissance de l’environnement économique de communautés francophones en Ontario, en milieu minoritaire et connaissance du marché et intérêt pour les tendances actuelles dans le domaine de l’emploi
Compréhension des dynamiques des communautés multiculturelles et sensibilité aux problèmes sociaux auxquels sont confrontés les immigrants